Las notarias en Colombia y sus distintos usuarios.

Paralelo al sistema de los organismos contenciosos que tiene el Estado para la resolución de conflictos y de aquellos organismos puramente administrativos, están las notarías como un medio para generar efectos jurídicos en las relaciones entre particulares, que dependiendo del contexto socio-económico[1] en que se ubiquen se desarrollaran con ciertas actividades específicas de acuerdo a los usuarios que acuden a las mismas.

Teniendo en cuenta lo anterior en el presente ensayo, se busca hacer un análisis comparativo entre los usuarios y procesos que manejan dos notarias ubicadas en la ciudad de Bogotá, las cuales presentan contextos completamente diferentes, estando localizadas, una en el barrio Santa Bárbara Occidental; norte de la ciudad y la otra en el centro de la Capital.

Este proyecto está basado según un marco histórico, teórico y legal previo. De la misma manera se buscó apoyo conceptual para el desarrollo de dicho análisis en las lecturas de Cesar Rodríguez[2] y Marc Galanter. Es preciso aclarar que la importancia del estudio realizado por Cesar Rodríguez  sobre la justicia civil y la de familia, radica en que este fue la influencia principal para iniciar nuestra investigación teniéndolo como guía para escoger el mismo objeto de estudio pero en un campo diferente; las notarías.

Iniciando con el marco histórico del notariado, es imprescindible resaltar que en Colombia el desarrollo del régimen notarial se remonta a la imposición por parte  de los españoles de  toda su legislación, que será complementada con “las normas y prácticas sobre la enajenación de oficios que en América se hizo más crítica al amparo de las difíciles comunicaciones”[3]. Bajo esta legislación existían diversos tipos de escribanos, sin embargo el que nos ocupa respecto a los antecedentes del  notario actual, es aquel que se encontraba en las escribanías públicas cuyos funcionarios tenían la facultad de actuar a petición de los interesados.

El régimen notarial producto de la legislación española se mantuvo aún en los principios de la república, no será sino hasta 1852 que el país cambiaría profundamente y esto se vería evidenciado con la expedición de la Ley  2159, la cual  regulaba de manera sistemática y ordenada el notariado en el país; esta ley estaba compuesta por ocho títulos que versan sobre i) funciones, ii) requisitos, iii) instrumentos públicos, y iv) sobre los archivos.  Será esta ley la que serviría  como directriz para futuras regulaciones de la misma naturaleza, como lo es el Código Civil de 1873 y posteriormente el Código Civil de 1887.

En el siglo XX el régimen notarial sufrió muy pocas modificaciones entre las que sobresalen el Decreto Ley 3346 de 1959 por el cual se creó la Superintendencia de Notariado y Registro; la Ley 8 de 1969 en la que se le concede al “Presidente facultades extraordinarias para reformar los sistemas de notariado y registro”[4] y aún más el Decreto Ley 960 de 1970, que es el actual Estatuto Notarial sólo modificado por la Ley 29 de 1973 junto con el decreto reglamentario 2148 de 1983  y primordialmente la constitución de 1991 en sus artículos 131 y 210.

Retornando a un plano más actual, en los últimos 10 años, al igual que durante el siglo pasado sólo han ocurrido dos cambios que son mejor descritos como adiciones al régimen notarial, la Ley 588 de 2000  que sujetó a los notarios al Código Disciplinario Único antecedido por la Ley 200 de 1995,  y  la Ley 734 de 2002 que estableció el Régimen Especial Disciplinario de los Notarios.

A continuación se explicaran  las funciones que cumplen las notarías, de las cuales existen cuatro teorías:

  • Jurisdicción voluntaria: “función administrativa y no judicial”[5], siendo esto así,  en los trámites notariales no existe contienda jurídica entre las personas y se realizan trámites que anteriormente eran únicos de los Juzgados Civiles aplicando una justicia preventiva.
  • Fe pública: se basa en la confianza que se le tiene al notario y por lo mismo en la vinculación y la certeza de la existencia de los actos que se realizan en su presencia.
  • Legitimación: permite la justificación de todos los derechos privados y garantiza la certeza y publicación de los actos que se hacen por este medio.
  • Forma: busca dar fuerza probatoria a los negocios jurídicos, de carácter escrito e intervenido por un funcionario público.

En el sistema notarial colombiano existe una aceptación de las cuatro teorías pues los notarios cumplen con todas estas funciones en especial tras la reforma de descongestión de justicia, donde funciones de los juzgados[6] pasaron a jurisdicción de las notarías bajo la jurisdicción voluntaria.

Referente a los notarios estos deben cumplir con los requisitos estipulados por la ley:

a) Ser nacional colombiano,

b) Ciudadano en ejercicio,

c) Persona de excelente reputación,

d) Tener más de treinta (30) años de edad.

Los requisitos anteriormente mencionados se aplican en general a todas las notarías, sin embargo dependiendo de la categoría notarial existen otros; las notarías de las que se ocupa este trabajo son las de primera categoría que a su vez exigen estos otros requisitos:

“1) Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de notario o el de registrador de instrumentos públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis años, o la profesión por diez años a los menos.

2) No siendo abogado, haber desempeñado con eficiencia el cargo de notario o el de registrador en un círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años”[7].

De igual forma es relevante tener en cuenta que los notarios adquieren el cargo por medio de concurso y su puesto es vitalicio hasta la edad de retiro forzoso a los 65 años, sin embargo no es sino hasta la designación o la confirmación y la posesión que su nombramiento tiene pleno efecto.

El objeto de estudio del presente trabajo fueron las notarías tercera (3) y quinta (5) de la cuidad de Bogotá,  las cuales serán tratadas a continuación a partir de las observaciones hechas en el trabajo de campo.

La notaria tercera de Bogotá está ubicada en la calle 13 # 8ª- 34, en el centro de la ciudad. En ésta se entrevistó a la asesora jurídica de la misma, quien brindo información fundamental para esta investigación.

La notaria está constituida por cuatro secciones: registro civil, declaraciones extra juicio, escrituración y autenticación. Los trámites más frecuentes que se llevan a cabo dentro de ésta son las compraventas, las autenticaciones y las declaraciones extra juicio. Este fenómeno se da, por la población que acude a la notaria tercera; personas de clase media-baja y baja, en su mayoría comerciantes y  trabajadores de los sectores cercanos, como San Victorino o San Andresito. Aunque esta no es el único sector poblacional que acude a esta notaria, pues también se llevan a cabo escrituraciones y compra ventas de negocios con grandes capitales, si es la más frecuente. En esta notaria no se hace distinción entre clases sociales, a todo el mundo se le atiende de la misma manera, pues lo único que le compete a la notaria es prestar un servicio eficaz, perfecto, con un amplio control de calidad. Las personas que llegan a ésta, generalmente tienen cierta predisposición conflictiva. Los usuarios se quejan principalmente por los costos de los servicios, sin tener en cuenta que los precios para todas las notarías están estandarizados  por la resolución número 10301/2009 de la Superintendencia, dichos costos son incrementados cada año según el IPC (Índice del Precio al Consumidor). Otro motivo de inconformidad por parte de los usuarios radica en el tiempo que se demoran las notarías para lograr la entrega de los documentos, sin considerar cuales son los plazos que tienen éstas para hacer las respectivas entregas. Por ejemplo, en la notaria tercera, los usuarios presentan un número considerable de quejas sobre las supervivencias, debido a que siempre se presentan largas filas, alegando los usuarios que el mal servicios que estos perciben se da a consecuencia de que éstas son gratuitas, pero el problema en si radica en la demanda, la cual es muy alta para el número de funcionarios disponibles, que al no ser pocos, si son insuficientes. En los demás tramites, la notaria resulta ser bastante eficaz, pues la demora no sobrepasa las veinticuatro horas para llevar a cabo los procedimientos, e igual, la gente presenta inconformismos debido a la demora en el servicio, cuando lo notaria realmente tiene hasta ocho días de plazo para entregar los documentos.

En la notaria quinta (5) ubicada en la  carrera 15a No.120-63, los usuarios  pertenecen a un contexto sociocultural propio de los estratos más altos de la ciudad, que acuden a esta notaria por su cercanía a edificios de oficinas de personas reconocidas y en general por su cercanía al Centro Comercial Unicentro, sin embargo existen ciertas excepciones, particularmente en lo referente a los trámites que involucran los Registros Civiles de nacimiento,  debido a la anterior ubicación de la notaría localizada en el centro de la ciudad.

Este contexto en el que se desenvuelven los usuarios salta a simple vista por sus actitudes, forma de hablar, e incluso su forma de vestir. Un ejemplo de lo anterior es la señora María Elvira González, una abogada cuya oficina está localizada justo al frente del centro comercial y que acude a esta notaria a realizar presentaciones personales propias de su oficio o autenticaciones. Otro ejemplo de lo anteriormente expuesto, es el señor Mauricio Torres quien acudió para un prueba de supervivencia, servicio con el que quedó completamente satisfecho debido a la rapidez del proceso y a la amabilidad del trato, es importante recalcar que se afirma que en las notarías el trato debe ser igual para todos aquellos que acudan a las mismas, sin embargo en esta notaria se nota una preferencia por el perfil del usuario antes descrito, esto se evidencio durante la visita a dicha notaria, al momento en que llegó una mujer, que a simple vista responde al perfil de persona de de bajos recursos, a solicitar una corrección en el Registro civil de una familiar procedente de una notaría de Fontibon en la cual le habían comunicado que no podían ayudarla antes del 12 de Enero, ante lo cual el asesor jurídico de la notaría cercana a Unicentro con el que puedo lograr un dialogo para resolver su situación, tomo una actitud muy displicente hacia la mujer, dejando en entre dicho ese trato igualitario que debe preponderar en las notarias.

Como todas las notarías, ésta tiene cuatro áreas, la de Registro, Autenticaciones, Escrituración, y Declaraciones extra juicio, los usuarios que acuden a ésta lo hacen principalmente para realizar trámites referentes a escrituras públicas, autenticaciones y supervivencias, es importante resaltar que  éste último es diferente a los que se realizan normalmente en cualquier otra notaría, pues cuenta con un novedoso sistema electrónico que permite agilizar el trámite de horas a unos pocos  minutos y sin que el usuario deba asumir los costos de las copias de su cédula que le son solicitadas en otras; los trámites menos frecuentes son las declaraciones extra juicio.

De lo anterior podemos deducir que aunque las notarías en teoría deberían ser iguales, no sólo en sus funciones, sino también en la prestación de sus servicios y en el trato a los usuarios, esto es muy relativo. Teniendo en cuenta, que el notario es un particular que provee servicios públicos y que todo lo que hay al interior de la notaría es propiedad del mismo, la calidad de éstos varía dependiendo de la locación de dicha notaria y de la clase de usuarios que acuden a la misma. Por ejemplo, como se evidenció en la descripción de cada notaría, mientras que en la quinta (5) se contaba con un sistema bastante rápido, computarizado, que automáticamente guarda al usuario registrado, lo que evita los largos papeleos para la expedición de supervivencias, el sistema de la notaria tercera (3) resulta bastante tradicional, pues solo cuentan con tres funcionarios, que exigen las fotocopias de los documentos, las cuales deben ser pagadas por los usuarios, para cada solicitud y el tramite es más demorado, no solo por las filas, sino también por el tiempo que requiere la firma de los documentos entre otros.

Dado que la notaria tercera está ubicada en un sector más popular de la ciudad, la cantidad de personas que se dirigen a esta es mayor que el numero que acude a la notaria quinta ubicada en el norte de la ciudad, lo que influye en la congestión que se presenta en cada una. Esto se evidencia en procedimientos que diariamente se desarrollan en estas, como lo son las supervivencias y las autenticaciones, donde el servicio en esta notaría resulta más lento, sin embargo el problema no radica en la organización de la notaria, sino en el hecho que es la única en la zona, a diferencia de la notaria quinta que está rodeada y reparte la demanda con otras.

Referente al trato hacia los usuarios estas notarias presentan  un contraste significativo, pues mientras en la tercera se evidencia el respeto por el principio que enuncia que todos los usuarios deben ser tratados de la misma manera sin tener en cuenta su origen o la magnitud de la causa que los llevaba a acudir a la notaria, en la notaría quinta si se evidencia la discriminación por parte de los funcionarios hacia un miembro “extra-comunitario” presentado en el ejemplo dado en la descripción anterior sobre la mujer de Fontibon.

En el retributivismo, que se fundamenta en el mantenimiento del principio de proporcionalidad, en donde todos los individuos deben ser juzgados de la misma forma, sin distinción alguna de clase, raza, educación u otro factor que pueda generar algún tipo de diferenciación entre una persona y otra, el modelo de justicia penal debe aplicar para el caso del régimen notarial, en la medida en que dentro de estas  todos los usuarios deben ser tratados de la misma forma, sin importar el monto de su trámite, como fue expresado por los entrevistados, “Al usuario se le trata igual ya sea con una escritura de un peso, como al que viene con una escritura de mil millones de pesos ($ 1.000.000.000)”, pues la condición social y económica no es un factor valido que determine un trato preferencial, sin embargo, esto  no es completamente cierto, pues en la notaria tercera se manifestó que en la eventualidad de recibir un usuario con un negocio de grandes proporciones, un funcionario de la notaria se dirigiría a la oficina del cliente para llevar a cabo los trámites requeridos, aunque los funcionarios dentro de la notaría, particularmente los asesores jurídicos, afirman que todas las notarias son iguales y ninguna ofrece un beneficio extra, la realidad es otra. En estas si influyen factores económicos y sociales al momento de recibir estos beneficios.

Es importante resaltar que la justicia social a la que se refiere esta autor si bien se relaciona en la realidad de que no todos los miembros de la comunidad se encuentran en las mismas condiciones socio-económicas, esta no depende del notario pues este se limita a cumplir lo contemplado por la ley existiendo un margen de independencia en la medida en que le es permitido organizar la notaria de la manera que consideren pertinente.

Ahora bien, adentrándonos en el apoyo conceptual que brindan las lecturas vistas en clase y en especial aquella de Cesar Rodríguez, “Justicia civil y de familia”, que trata tanto a los usuarios de la justicia en Colombia y sus ventajas en el sistema, como la forma en que los fallos frente a los casos varían dependiendo de los mismos. En este lectura, Cesar Rodríguez, basándose en Marc Gallanter, diferencia dos tipos de usuarios; el demandante frecuente y el demandante ocasional; sobre esto afirma que el demandante frecuente tiene una serie de ventajas sobre el ocasional, pues este cuenta con acceso a mayores recursos, tiene un mejor conocimiento de los jueces y de los procesos, lo que hace que pueda concebir mejores estrategias que en alguna medida le proporcionan cierto grado de confianza en un análisis de costo- beneficio, donde sus posibilidades de ganar los procesos judiciales son prácticamente totales. En la justicia colombiana, la mayoría de los procesos existentes son procesos ejecutivos, particularmente de deudas contraídas por personas naturales para con personas jurídicas, en estos, los costos de los procesos no son representativos para las personas jurídicas, pues al ser grandes compañías o bancos, tienen un personal altamente capacitado jurídicamente y presupuesto previamente destinado para los mismos. Estos abogados, tienen relaciones informales con empleados del Estado, como jueces, secretarias, entre otros, lo que permite una inclinación favorable para la parte que defienden.

Por otro lado, se encuentran los demandantes ocasionales, cuyas condiciones son completamente opuestas, debido a que para ellos estos procesos si generan gastos no previstos y tienen pocas posibilidades de éxito con las demandas, por lo tanto, son muy pocos los que deciden llevar a cabo un proceso de este tipo, ya que no cuentan con los recursos necesarios y se puede terminar convirtiendo en un problema mayor, porque el riesgo es muy inmediato.

Lo anterior se relaciona con el estudio realizado en las notarias, en la medida de que se puede hacer una analogía en donde el demandante frecuente es el usuario de clase alta y el demandante ocasional es al usuario de clase baja; esto ya que el usuario de clase alta tiene más posibilidades de obtener un mejor servicio y en algunas ocasiones hasta ciertos beneficios, contrario al usuario de clase baja, el cual, no solo es privado de ciertas gracias mas allá de las funciones básicas que le debe ofrecer la notaria, sino que también, en muchas ocasiones, los costos de los tramites, resultan demasiado elevados en proporción con sus recursos, y lo que puede costear.

Al igual que en el sistema judicial, dentro del régimen notarial existen los dos tipos de usuarios, los frecuentes y los ocasionales, los primeros son aquellos que acuden con regularidad a este medio pues manejan un alto volumen de negocios jurídicos y por los mismo generan vínculos informales[8] con aquellos que laboran dentro de la notaria, de forma que adquieren ciertos beneficios y reciben determinados “favores” por la relación adquirida. Por otro lado tenemos a los  usuarios ocasionales que no  cuentan con los mismos beneficios por la falta de familiaridad producto de acudir a estas instancias de manera muy esporádica por lo que carecen de la experiencia y conocimientos del funcionamiento de la notaría.

Nosotros como grupo académico de investigación, hemos determinado que la conexión entre la realidad y el estudio planteado por Cesar Rodríguez en las lecturas vistas y analizadas en clase con lo que hemos percibido en las notarías que visitamos en la ciudad de Bogotá es evidente. Resulta un tanto irreal pretender creer que en las notarias, así como en los procesos judiciales y en la relación con los jueces, no existen individuos que por su condición socio-cultural y principalmente socio-económica reciben un tratamiento preferencial, que difiere con el principio de igualdad y equidad para todos. Es importante determinar que aunque distantes una de la otra y prestadoras del servicio a dos tipos de estratos económicos diferentes, las notarías que fueron parte de nuestro estudio presentaros similitudes en el trato y en la complacencia a distintos grupos aislados de usuarios, que tal cual como lo explicamos en la contextualización del  trabajo, representan lo que para Cesar Rodríguez son los demandantes frecuentes y los demandantes ocasionales.

Al terminar este trabajo, nos dimos cuenta que en realidad así como el sistema judicial presenta un sinfín de discriminaciones y preferencias tal cual como lo ejemplifica Cesar Rodríguez en sus lecturas cuando discrimina a los usuarios frecuentes y ocasionales, el sistema de notarias en Colombia, así como otros regímenes burocráticos amparados por el estado, carecen de una legitimidad que proteja a aquellos usuarios desprotegidos y sus derechos, al colocar el propio sistema o sus agentes, por encima de individuos desprotegidos o de una clase social ‘‘inferior’’ a personas que por sus estatus económico reciben mejores tratos y  preferencias al momento de percibir los beneficios y procedimientos que emanan del sistema como tal.

En conclusión es de suma importancia que se trabaje en la perfección de los principios en torno al respeto y protección efectiva de los derechos de los ciudadanos. Estos deben ser el principal motor para las acciones de los funcionarios tanto públicos como no públicos, ya que independientemente el Notario no sea un funcionario público, si no un particular que desempeña funciones públicas, como tal debe tener presente que así como se le da por parte del estado dicha responsabilidad y beneficio, en contribución debe presentar un comportamiento que para la sociedad sea percibido como imparcial e igualitario. Así mismo y como reflexión luego de haber analizado la información que recudamos en esta investigación, nos parece pertinente que para disminuir la desigualdad en las Notarías, basándonos en la muestra que tomamos tanto en el Norte como en el Centro de la ciudad de Bogotá, se deberían aumentas los controles a los notarios y a su vez implementar un sistema de rotación en las locaciones de los notarios, esto con miras a que en el futuro estos no sean personas naturales, si no que por el contrario mantengan su propia responsabilidad pero que como agentes del estado puedan responder no independientemente al manejo particular de cada notaria, si no que entre todas cada una presente los mismos beneficios y ventajas, beneficios que en la actualidad se presentan en su mayoría en aquellas que se localizan en sectores donde el estrato es superior a el cuarto. Las notarías como entidades prestadoras de servicios públicos deberían ser iguales entre si y no dar facilidades a un grupo de individuos sobre otros.

 


[1] Entiéndase por contexto socioeconómico el entorno en el que se desarrollan las relaciones de los individuos de acuerdo a la propiedad y a las fuentes de ingreso.

[2] Cesar Rodríguez,  Profesor Asociado y Director del Programa de Justicia Global y Derechos Humanos de la Facultad de Derecho de la Universidad de los Andes.

[3] Cubides Romero, Manuel, Derecho Notarial Colombiano. Universidad Externado de Colombia, 2da edición. Bogotá. p74

[4] Pieschacon, Hermann. Elementos para un estudio acerca de la responsabilidad notarial”. Bogotá, 1986,  Presentada en la Pontificia Universidad Javeriana, para la obtención del título de Abogado.

[5] Elejalde, Ramón. Derecho Notarial y Registral. Medellín, Biblioteca Jurídica Diké, 1992

[6] Decreto 902 de 1988. Por el cual se autoriza la liquidación de herencia y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante notario público y se dictan otras disposiciones. Esta transición de jurisdicción está sometida a la condición que sea de común acuerdo entre los interesados de lo contrario será obligatorio acudir a tribunal contencioso.

[7] Articulo153 del Decreto ley 960 de 1970.

[8] Entiéndase por vínculos informales, toda relación que se crea por el constante trato entre los usuarios frecuentes y los funcionarios de las notarias, beneficiando principalmente a aquellos.

 

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